GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI
PROVVEDIMENTO 20 settembre 2000
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo
associativo e delle fondazioni. (Provvedimento n. 3/2000).
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano
Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De
Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli,
segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive
modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata
legge n. 675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati
personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima
legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto legislativo 11
maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici
economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorita' e con
il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante puo' rilasciare le
autorizzazioni anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari oppure, con
provvedimenti generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41,
comma 7, della legge n. 675/1996, modificato dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo
9 maggio 1997, n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante rilasciata il 29
settembre 1999 relativa al trattamento dei dati sensibili da parte degli organismi di tipo
associativo e delle fondazioni, pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica
italiana il 2 ottobre 1999 e avente efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per
prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati,
tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che
verrebbero penalizzati dalla necessaria richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove
autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti
che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonche' di
assicurare una migliore funzionalita' dell'ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni
provvisorie siano a tempo determinato, in conformita' anche a quanto previsto dal
regolamento concernente l'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio di questa
Autorita' emanato con decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta, tuttavia, la necessita' che anche le nuove
autorizzazioni prendano anch'esse in considerazione le finalita' dei trattamenti, le
categorie di dati, di interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione,
nonche' il periodo di conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di questi
aspetti e' prevista dalla legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme
sull'esonero dall'obbligo della notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7,
comma 5-quater);
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di
alcuni princi'pi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i
trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la
dignita' delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identita'
personale, princi'pi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati
sensibili e' effettuato da enti ed organizzazioni di tipo associativo e da fondazioni, per
la realizzazione di scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo
statuto o da un contratto collettivo e che e' pertanto necessario che tali trattamenti
formino oggetto di un'autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41, comma 7, della legge
n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona
penalmente la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di
sicurezza previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto
del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con
deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Ugo De Siervo;
Autorizza il trattamento dei dati sensibili di cui all'art.
22, comma 1, della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed
altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione e finalita' del
trattamento.
La presente autorizzazione e' rilasciata senza richiesta:
a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese
le confessioni religiose e le comunita' religiose, salvo quanto previsto dall'art. 22,
comma 1-bis, come introdotto dall'art. 5, comma 1 del decreto legislativo n. 135/1999, i
partiti e i movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i
patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di
volontariato, nonche' le federazioni e confederazioni nelle quali tali soggetti sono
riuniti in conformita', ove esistenti, allo statuto, all'atto costitutivo o ad un
contratto collettivo;
b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente,
consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalita' giuridica, ivi
comprese le organizzazioni non lucrative di utilita' sociale (Onlus);
c) alle cooperative sociali e alle societa' di mutuo
soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n.
3818.
L'autorizzazione e' rilasciata altresi' agli istituti
scolastici anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a
rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie per
l'applicazione dell'art. 310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.
L'autorizzazione e' rilasciata per il perseguimento di
scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o dal
contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il perseguimento di finalita'
culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di tipo non
professionistico, di istruzione anche con riguardo alla liberta' di scelta
dell'insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica, di patrocinio, di
tutela dell'ambiente e delle cose d'interesse artistico e storico, di salvaguardia dei
diritti civili, nonche' di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.
La presente autorizzazione e' rilasciata, altresi', per far
valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonche' in
sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti
dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
sempreche' il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello
dell'interessato, e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalita' e per il
periodo strettamente necessario per il suo perseguimento.
La presente autorizzazione e' rilasciata inoltre per
l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto
stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili puo'
riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e
di altri documenti necessari per la gestione amministrativa dell'associazione, della
fondazione, del comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi fiscali,
ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.
Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si
avvalgano di persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per perseguire le
predette finalita', ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi,
la presente autorizzazione e' rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche.
I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono
comunicare alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un
autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente indispensabili per le attivita'
di effettivo ausilio alle predette finalita', con particolare riferimento alle generalita'
degli interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con
precisione le informazioni comunicate, le modalita' del successivo utilizzo e le
particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione scritta di consenso degli
interessati deve porre tale circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa
menzione dei titolari del trattamento e delle finalita' da essi perseguite. Le persone
giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5)
in tema di pertinenza e di non eccedenza dei dati, possono trattare i dati cosi' acquisiti
solo per scopi di ausilio alle finalita' predette, ovvero per scopi amministrativi e
contabili.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili attinenti:
a) agli associati, ai soci e, se strettamente
indispensabile per il perseguimento delle finalita' di cui al punto 1), ai relativi
familiari e conviventi;
b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonche'
ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti
regolari con l'associazione, la fondazione o il diverso organismo;
c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;
d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle
attivita' o dei servizi prestati dall'associazione o dal diverso organismo, limitatamente
ai soggetti individuabili in base allo statuto o all'atto costitutivo, ove esistenti;
e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di
iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai loro
genitori o a chi ne esercita la potesta';
f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci,
limitatamente ai dati idonei a rivelare l'adesione a sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere a
specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.
3) Categorie di dati oggetto di trattamento.
L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n.
2/1999.
Il trattamento puo' avere per oggetto gli altri dati
sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675, idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.
Il trattamento puo' riguardare i dati e le operazioni
indispensabili per perseguire le finalita' di cui al punto 1) o, comunque, per adempiere
ad obblighi derivanti dalla legge, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai
contratti collettivi.
A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere
verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto ai
predetti obblighi e finalita', in particolare per quanto riguarda i dati che rivelano le
opinioni e le intime convinzioni.
4) Modalita' di trattamento.
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15,
17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999,
concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti
automatizzati volti a definire il profilo o la personalita' degli interessati, nonche' il
trasferimento all'estero dei dati, il trattamento dei dati sensibili deve essere
effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente
correlate alle finalita', agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1).
Restano inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso
scritto dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in conformita' a quanto
previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9,
comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalita' e gli scopi
di cui ai punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.
Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attivita' svolta dall'interessato o al
rapporto che intercorre tra l'interessato e l'associazione, la fondazione, il comitato o
il diverso organismo, tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di
servizio offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto all'associazione,
alla fondazione, al comitato o al diverso organismo.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati, e ove
necessario diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalita', agli scopi e agli
obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre prescrizioni sopraindicate.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di
autorizzazione a questa Autorita', qualora il trattamento che si intende effettuare sia
conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno
anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi
accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle prescrizioni del
presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del
tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa
comunitaria, da norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in
materia di trattamento di dati personali.
Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire
discriminazioni, e in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile
1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993, n. 205, in
materia di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti
di genocidio.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1o
ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
