GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI
PERSONALI
PROVVEDIMENTO 20 settembre 2000
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti.
(Provvedimento n. 4/2000).
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano
Rodota', presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof. Ugo De
Siervo e dell'ing. Claudio Manganelli, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli,
segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive
modificazioni ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri soggetti
rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata
legge n. 675/1996, il quale individua come "sensibili" i dati personali idonei a
rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro
genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od
organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonche' i dati
personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale;
Visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis, della medesima
legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art. 5 del decreto legislativo 11
maggio 1999, n. 135;
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici
economici possono trattare tali dati solo previa autorizzazione di questa Autorita' e con
il consenso scritto degli interessati;
Considerato che il Garante puo' rilasciare le
autorizzazioni, anche d'ufficio, nei confronti di singoli titolari o, con provvedimenti
generali, di determinate categorie di titolari o di trattamenti (art. 41, comma 7, legge
n. 675/1996, come sostituito dall'art. 4, comma 1, del decreto legislativo 9 maggio 1997,
n. 123);
Vista l'autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre
1999 relativa al trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il 2 ottobre 1999 e avente
efficacia fino al 30 settembre 2000;
Visti i risultati positivi conseguiti con le autorizzazioni
generali rilasciate negli anni precedenti, che sono risultate uno strumento idoneo per
prescrivere ed uniformare le misure e gli accorgimenti a garanzia degli interessati,
tenendo conto dei diritti e degli interessi meritevoli di tutela degli operatori che
verrebbero penalizzati dalla necessaria riechiesta di singoli provvedimenti autorizzatori;
Ritenuto, pertanto, opportuno rilasciare nuove
autorizzazioni generali anche al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti
che la legge n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonche' di
assicurare una migliore funzionalita' dell'ufficio del Garante e di armonizzare le
prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che tali nuove autorizzazioni
provvisorie siano a tempo determinato, in conformita' a quanto previsto dal regolamento
concernente l'organizzazione e il funzionamento dell'ufficio di questa Autorita' emanato
con decreto del Presidente della Repubblica 31 marzo 1998, n. 501;
Ritenuta la necessita' che anche le nuove autorizzazioni
prendano in considerazione le finalita' dei trattamenti, le categorie di dati, di
interessati e di destinatari della comunicazione e della diffusione, nonche' il periodo di
conservazione dei dati stessi, in quanto la disciplina di tali aspetti e' prevista dalla
legge n. 675/1996 ai fini dell'applicazione delle norme sull'esonero dall'obbligo della
notificazione e sulla notificazione semplificata (art. 7, comma 5-quater);
Considerata la necessita' di garantire il rispetto di
alcuni princi'pi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo che i
trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le liberta' fondamentali, nonche' per la
dignita' delle persone, specie per quanto riguarda la riservatezza e l'identita'
personale, princi'pi valutati anche sulla base delle raccomandazioni adottate in materia
dal Consiglio d'Europa;
Considerato che un numero elevato di trattamenti di dati
sensibili e' effettuato da liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali
per l'espletamento delle rispettive attivita' professionali, e che e' pertanto necessario
che tali trattamenti formino oggetto di una autorizzazione generale ai sensi dell'art. 41,
comma 7, della legge n. 675/1996;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996 che sanziona
penalmente la violazione delle prescrizioni della presente autorizzazione;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di
sicurezza previsto dall'art. 15, comma 2, della legge n. 675/1996 e adottato con decreto
del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999, n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con
deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000;
Relatore il prof. Giuseppe Santaniello;
Autorizza i liberi professionisti iscritti in albi o
elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della
legge n.675/1996, secondo le prescrizioni di seguito indicate.
1) Ambito di applicazione.
L'autorizzazione e' rilasciata, anche senza richiesta, ai
liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio di
un'attivita' professionale in forma individuale o associata, o in conformita' alle norme
di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di
attivita' di assistenza e consulenza.
Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti
iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi dell'art. 34
del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578, e successive modificazioni e
integrazioni, recante l'ordinamento della professione di avvocato.
L'autorizzazione e' rilasciata anche ai sostituti e agli
ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell'art. 2232 del codice
civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero professionista, qualora tali
soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento
effettuato dal libero professionista.
Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei
dati sensibili effettuato:
a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli
psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai
quali si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/2000;
b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di
collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti
sopraindicati, alla quale si riferisce l'autorizzazione generale n. 1/2000;
c) da soggetti privati che svolgono attivita'
investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli
articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.
2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e
categorie di dati.
Il trattamento puo' riguardare i dati sensibili relativi ai
clienti.
I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati
ove cio' sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche prestazioni
professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.
In ogni caso, i dati devono essere pertinenti e non
eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.
Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di
salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata
autorizzazione generale n. 2/2000.
3) Finalita' del trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili puo' essere effettuato ai
soli fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il libero
professionista puo' eseguire in base al proprio ordinamento professionale, e in
particolare:
a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di
previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che sono parte
di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n.
12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;
b) per far valere o difendere un diritto anche da parte di
un terzo in sede giudiziaria, nonche' in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi,
dai regolamenti o dai contratti collettivi;
c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore nel
procedimento penale delle investigazioni di cui all'art. 38 delle norme di attuazione del
codice di procedura penale, anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici;
d) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.
4) Modalita' di trattamento.
Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate
all'incarico conferito dal cliente.
Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15,
17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999,
concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza, i limiti posti ai trattamenti
automatizzati volti a definire il profilo o la personalita' degli interessati, nonche' il
trasferimento all'estero dei dati.
Restano inoltre fermi gli obblighi:
a) di informare l'interessato ai sensi dell'art. 10, commi
1 e 3, della legge n. 675/1996, anche quando i dati sono raccolti presso terzi;
b) di acquisire il consenso scritto.
Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto in
sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c), l'informativa
relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto, sono necessari anche in
riferimento ai dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, solo se i
dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al
perseguimento di tali finalita', oppure per altre finalita' con esse non incompatibili.
Le informative devono permettere all'interessato di
comprendere agevolmente se il titolare del trattamento e' un singolo professionista o
un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre un'ipotesi di contitolarita' tra piu'
liberi professionisti.
Resta ferma la facolta' del libero professionista di
designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i
tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i quali, in tal caso, possono
avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.
Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli
incaricati del trattamento preposti all'espletamento di compiti amministrativi.
5) Conservazione dei dati.
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9,
comma 1, lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati,
per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria, da leggi, o da regolamenti
e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per adempiere
agli incarichi conferiti.
A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza e
la non eccedenza dei dati rispetto agli incarichi.
I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi
possono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi.
6) Comunicazione e diffusione dei dati.
I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario
diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente pertinenti
all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto, in ogni caso, del segreto
professionale.
I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere
diffusi solo se necessario per finalita' di prevenzione, accertamento o repressione dei
reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia (art. 23, comma 4, della legge
n. 675/1996).
I dati relativi alla vita sessuale non possono essere
diffusi.
7) Richieste di autorizzazione.
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di
autorizzazione a questa Autorita', qualora il trattamento che si intende effettuare sia
conforme alle prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno
anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi
accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il Garante non prendera' in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformita' alle prescrizioni del
presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del
tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.
8) Norme finali.
Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa
comunitaria, da norme di legge o da regolamenti che stabiliscono divieti o limiti piu'
restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare dalle leggi 20
maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonche' dalle norme volte a prevenire
discriminazioni.
Restano fermi, altresi', gli obblighi di legge che vietano
la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie
coperte dal segreto professionale, nonche' gli obblighi deontologici o di buona condotta
relativi alle singole figure professionali.
9) Efficacia temporale.
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1o
ottobre 2000, fino al 31 dicembre 2001.
La presente autorizzazione sara' pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
