Gazzetta Ufficiale n. 291 del 14 -12-1998

DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
20 ottobre 1998, n. 428.
Regolamento recante norme per la gestione del protocollo
informatico da parte delle amministrazioni pubbliche.

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87 della Costituzione;
Visto il regio decreto 27 maggio 1875, n. 2552;
Visto il regio decreto 25 gennaio 1900, n. 35;
Vista la legge 7 agosto 1990, n. 241;
Visto il decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29;
Visto il decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59;
Visto l'articolo 17, comma 1, della legge 23 agosto 1988, n. 400;
Sentita l'Autorita' per l'informatica nella pubblica
amministrazione;
Consultato il Garante per la protezione dei dati personali;
Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione
consultiva per gli atti normativi nell'adunanza de 14 settembre 1998;
Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella
riunione del 16 ottobre 1998;
Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri e del
Ministro per la funzione pubblica e gli affari regionali;

E m a n a
il seguente regolamento:
Sezione prima
Disposizioni sul protocollo informatico

Art. 1.
Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento s'intende:
a) per "amministrazioni", le pubbliche amministrazioni indicate
dall'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n.
29;
b) per "gestione dei documenti", l'insieme delle attivita'
finalizzate alla registrazione di protocollo e alla classificazione,
organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi (o, in forma abbreviata, "documenti"), formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato;
c) per "sistema di protocollo informatico" o, in forma abbreviata,
"sistema", l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle
reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti;
d) per "segnatura di protocollo" l'apposizione o l'associazione,
all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile,
delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Art. 2.
Gestione dei documenti con sistemi
informativi automatizzati

1. La gestione dei documenti e' effettuata mediante sistemi
informativi automatizzati.
2. Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o
coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione,
nonche' di comunicazione interna tra le aree stesse.
3. In sede di prima applicazione le amministrazioni centrali dello
Stato provvedono alla gestione informatica dei documenti presso gli
uffici di registrazione di protocollo gia' esistenti presso le
direzioni generali e le grandi ripartizioni che a queste
corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di bilancio, le
segreterie di gabinetto.

Art. 3.
Requisiti del sistema di protocollo informatico

1. Il sistema di protocollo informatico deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrita' dei dati;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei
documenti in entrata e in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun
documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla stessa
formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i
documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle
informazioni da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle
disposizioni della legge 31 dicembre 1996, n. 675, in materia di
tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito
del sistema di classificazione d'archivio adottato.

Art. 4.
Registrazione di protocollo

1. La registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o
spedito dalle pubbliche amministrazioni e' effettuata mediate la
memorizzazione in un archivio informatico delle seguenti
informazioni:
a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal
sistema e registrato in forma non modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente
dal sistema e registrata in forma non modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il
destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in
forma non modificabile;
d) oggetto del documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via
telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del registro
giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle informazioni
inserite con l'operazione di registrazione di protocollo nell'arco di
uno stesso giorno.
3. L'assegnazione delle informazioni nelle operazioni di
registrazione di protocollo e' effettuata dal sistema in unica
soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti,
da parte dell'operatore, garantendo la completezza dell'intera
operazione di modifica o registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
del presente regolamento, sono specificate le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni
di registrazione di protocollo.
5. Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: gazzette
ufficiali, bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione, note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, materiali statistici, atti preparatori interni,
giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari,
inviti a manifestazioni e tutti i documenti gia' soggetti a
registrazione particolare dell'amministrazione.

Art. 5.
Informazioni annullate o modificate

1. Le informazioni annullate, in conformita' alle disposizioni del
presente regolamento, devono rimanere memorizzate nella base di dati
per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura. La
procedura per indicare l'annullamento riporta, secondo i casi, una
dicitura o un segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da
consentire la lettura di tutte le informazioni originarie, poi
annullate, unitamente alla data, all'identificativo dell'operatore ed
agli estremi del provvedimento d'autorizzazione.
2. Le informazioni non modificabili sono annullabili con la
procedura del comma 1 del presente articolo.

Art. 6.
Segnatura di protocollo

1. Le informazioni da apporre od associare ad ogni documento
attraverso l'operazione di segnatura di protocollo consentono di
individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni
minime previste sono:
a) il progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all'articolo 8;
b) la data di protocollo;
c) l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o
dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 2, comma
2, del presente regolamento.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata
contemporaneamente all'operazione di registrazione di protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo puo' includere il codice
identificativo dell'ufficio cui il documento e' assegnato o il codice
dell'ufficio che ha prodotto il documento, l'indice di
classificazione del documento e ogni altra informazione utile o
necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili gia' al
momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il documento e' indirizzato ad altre amministrazioni ed
e' formato e trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di
protocollo puo' includere tutte le informazioni registrate sul
documento. L'amministrazione che riceve il documento informatico puo'
utilizzare tali informazioni per automatizzare le operazioni di
registrazione di protocollo del documento ricevuto.
5. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
da emanare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
del presente regolamento, sono stabiliti il formato e la struttura
delle informazioni associate al documento informatico ai sensi del
comma 4.

Art. 7.
Operazioni ed informazioni minime

1. Le operazioni di registrazione indicate all'articolo 4 e le
operazioni di segnatura di protocollo di cui all'articolo 6 del
presente regolamento nonche' le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del
protocollo informatico da parte delle pubbliche amministrazioni.

Art. 8.
Formato del progressivo di protocollo

1. Il progressivo di protocollo e' un numero ordinale costituito da
sette cifre numeriche. La numerazione e' rinnovata ogni anno solare.
2. Il progressivo di protocollo, apposto o associato al documento
mediante l'operazione di segnatura di protocollo, puo' essere
composto da un numero di cifre inferiore a sette. In tal caso il
numero ordinale progressivo si ottiene anteponendo al numero
specificato nella segnatura una successione di simboli zero.

Sezione seconda
Accesso alle informazioni

Art. 9.
Funzioni di accesso alle informazioni

1. L'accesso ai dati da parte degli utenti appartenenti
all'amministrazione, nonche' la ricerca, la visualizzazione e la
stampa di tutte le informazioni relative alla gestione dei documenti
sono disciplinati dai criteri di abilitazione stabiliti dal
responsabile della tenuta del protocollo.
2. La ricerca delle informazioni e' effettuata secondo criteri di
selezione basati su tutti i tipi di informazioni registrate. I
criteri di selezione possono essere costituiti da espressioni
semplici o da combinazioni di espressioni legate tra loro per mezzo
di operatori logici. Per le informazioni costituite da testi deve
essere possibile la specificazione delle condizioni di ricerca sulle
singole parole o parti di parole contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilita' di elaborazioni
statistiche sulle informazioni registrate allo scopo di favorire le
attivita' di controllo interno di gestione.

Art. 10.
Accesso esterno

1. Per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti, di cui al
capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, possono essere utilizzate
tutte le informazioni del protocollo informatico anche mediante
l'impiego di procedure applicative operanti al di fuori del sistema e
strumenti che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni da
parte dell'interessato.
2. A tal fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel
rispetto delle disposizioni di cui alla legge 31 dicembre 1996, n.
675, e successive modifiche ed integrazioni, e nell'ambito delle
misure organizzative previste dall'articolo 22, comma 3, della legge
8 agosto 1990, n. 241, i criteri tecnici ed organizzativi per
l'impiego, anche per via telematica, del sistema di protocollo
informatico per il reperimento, la visualizzazione e la stampa delle
informazioni.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti che consentono
l'acquisizione diretta delle informazioni da parte dell'interessato,
le misure organizzative e le norme tecniche indicate al comma 2
determinano, altresi', le modalita' di identificazione del soggetto
anche mediante l'impiego di strumenti informatici per la firma
digitale del documento informatico, come disciplinati dall'articolo
15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, dal decreto del
Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513, e dai relativi
regolamenti di attuazione.
4. Nel caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla
pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca e
di visualizzazione delle informazioni messe a disposizione - anche
per via telematica - attraverso gli uffici relazioni col pubblico di
cui all'articolo 12 del decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29.

Art. 11.
Accesso effettuato dalle pubbliche amministrazioni

1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni
informatiche, accedono al sistema di protocollo informatico dell'area
organizzativa omogenea di cui al comma 2 dell'articolo 2, adottano le
modalita' di interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei
criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria
delle pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che accedono ai sistemi di
protocollo informatico attraverso la rete unitaria delle pubbliche
amministrazioni utilizzano funzioni minime e comuni di accesso per
ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti,
ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta
dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del documento
ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e del numero
di protocollo attribuiti dall'amministrazione al documento spedito.
3. Le funzioni minime di accesso di cui al comma 1 sono fornite
dalla pubblica amministrazione che gestisce il sistema di protocollo
informatico.
4. Ai fini del presente articolo, le pubbliche amministrazioni
provvedono autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento e
sulla base delle indicazioni fornite dall'Autorita' per l'informatica
nella pubblica amministrazione, alla determinazione dei criteri
tecnici ed organizzativi per l'accesso alle informazioni del
protocollo informatico.

Sezione terza
Archiviazione e conservazione
delle registrazioni

Art. 12.
Servizio per la tenuta del protocollo informatico
della gestione dei flussi documentali e degli archivi

1. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e
degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee
individuate ai sensi dell'articolo 2 del presente regolamento. Il
servizio e' posto alle dirette dipendenze della stessa area
organizzativa omogenea.
2. Al servizio e' preposto un dirigente ovvero un funzionario,
comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di
professionalita' tecnico archivistica acquisita a seguito di processi
di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla
disciplina vigente.
3. Il servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di autorizzazione per l'accesso alle
funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla
consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle
informazioni;
b) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di
protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente
regolamento;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione del
registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 4;
d) cura che le funzionalita' del sistema in caso di guasti o
anomalie siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attivita'
e, comunque, nel piu' breve tempo possibile;
e) conserva le copie di cui agli articoli 13 e 14, in luoghi sicuri
e differenti;
f) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e
dell'organizzazione delle attivita' di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalita' di accesso di cui agli articoli 10 e 11 e le attivita'
di gestione degli archivi di cui agli articoli 18, 19 e 20;
g) autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 5;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente
regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati.

Art. 13.
Procedure di salvataggio e archiviazione dei dati

1. Il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone
per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati
su supporto informatico rimovibile.
2. E' consentito il trasferimento su supporto informatico
rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che
fanno riferimento a procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine,
il responsabile per la tenuta del protocollo informatico dispone, in
relazione all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle
informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti
informatici.
4. Le informazioni del protocollo informatico costituiscono parte
integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei
documenti che sono oggetto di procedure di archiviazione ottica
sostitutiva.

Art. 14.
Registro di emergenza

1. Il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di
protocollo su un registro di emergenza, ogni qualvolta per cause
tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica. Sul
registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di
inizio dell'interruzione nonche' la data e l'ora del ripristino della
funzionalita' del sistema.
2. Qualora l'impossibilita' di utilizzare la procedura informatica
si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale
gravita', il responsabile per la tenuta del protocollo puo'
autorizzare l'uso del registro di emergenza per periodi successivi di
non piu' di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati
gli estremi del provvedimento di autorizzazione.
3. Per ogni giornata di registrazione manuale e' riportato sul
registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate
manualmente.
4. Il primo documento protocollato manualmente per l'impossibilita'
di utilizzare la procedura informatica acquisisce il numero di
protocollo successivo all'ultimo generato automaticamente. La
numerazione del protocollo riprende, al ripristino delle
funzionalita' del sistema informatico, dal numero successivo a
l'ultimo registrato manualmente.
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente
sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita
funzione di recupero dei dati, entro cinque giorni dal ripristino
delle funzionalita' del sistema.

Sezione quarta
Disposizioni sulla gestione
dei flussi documentali

Art. 15.
Gestione dei flussi documentali

1. La gestione dei flussi documentali e' finalizzata al
miglioramento dei servizi e al potenziamento dei supporti conoscitivi
delle amministrazioni secondo i criteri di economicita', di efficacia
dell'azione amministrativa e di pubblicita' stabiliti dalla legge.
2. Le pubbliche amministrazioni adottano sistemi per la gestione
dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto
tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall'Autorita' per l'informatica nella pubblica amministrazione.
3. Il sistema per la gestione dei flussi documentali include il
sistema di protocollo informatico.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in modo
coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalita' di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione
d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo.

Art. 16.
Requisiti del sistema per la gestione
dei flussi documentali

1. Oltre ai requisiti indicati all'articolo 3, il sistema per la
gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento
registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso e'
associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti
i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonche' la
gestione delle fasi del procedimento;
c) fornire informazioni statistiche sull'attivita' dell'ufficio;
d) consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la
gestione dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di
determinare lo stato e l'iter dei procedimenti complessi.

Art. 17.
Specificazione delle informazioni previste
dal sistema di gestione dei flussi documentali

1. Con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, su
proposta dell'Autorita' per l'informatica nella pubblica
amministrazione di concerto con il Ministro per la funzione pubblica,
da adottare entro centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
del presente regolamento, sono specificate le regole tecniche, i
criteri e le specifiche delle informazioni previste, delle operazioni
di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi
informatici per la gestione dei flussi documentali.

Sezione quinta
Disposizioni sugli archivi

Art. 18.
Trasferimento dei documenti all'archivio di deposito

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la
gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire
fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un
apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna
amministrazione.
2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando
l'organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell'archivio
corrente.

Art. 19.
Disposizioni per la conservazione degli archivi

1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli
archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi,
integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei
criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di
conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle
disposizioni contenute nel decreto del Presidente della Repubblica 30
settembre 1963, n. 1409, e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi dev'essere tenuta traccia
del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei
documenti contenenti dati personali, le disposizioni della legge 31
dicembre 1996, n. 675, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Art. 20.
Archivi storici

1. I documenti selezionati per la conservazione permanente sono
trasferiti, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per territorio o nella
separata sezione di archivio secondo quanto previsto dal decreto del
Presidente della Repubblica 30 settembre 1963, n. 1409.

Sezione sesta
Attuazione ed aggiornamento
dei sistemi

Art. 21.
Attuazione dei sistemi

1. Entro il 31 marzo 1999 le pubbliche amministrazioni introducono
nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti
per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in
attuazione delle disposizioni del presente regolamento.
2. Entro il 31 dicembre 1999, le pubbliche amministrazioni
predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei
registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi alle
disposizioni del presente regolamento.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono, entro 5 anni, a partire
dal 1 gennaio 1999, a realizzare o revisionare sistemi informativi
automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e
dei procedimenti amministrativi in conformita' alle disposizioni del
presente regolamento ed alle disposizioni della legge 31 dicembre
1996, n. 675, nonche' dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo
1997, n. 59, e dei relativi regolamenti di attuazione.

Art. 22.
Aggiornamenti del sistema

1. Le pubbliche amministrazioni devono assicurare, per ogni
aggiornamento del sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione
delle informazioni acquisite con le versioni precedenti.

Art. 23.
Abrogazioni

1. Sono abrogate le norme regolamentari incompatibili con il
presente regolamento e, in particolare, le disposizioni del regio
decreto 25 gennaio 1900, n. 35.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sara' inserito
nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica
italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo
osservare.

Dato a Roma, addi' 20 ottobre 1998

SCALFARO

Prodi, Presidente del Consiglio dei
Ministri
Bassanini, Ministro per la
funzione pubblica e per gli
affari regionali
Visto, il Guardasigilli: Diliberto
Registrato alla Corte dei conti il 9 dicembre 1998
Atti di Governo, registro n. 115, foglio n. 3

N O T E

Avvertenza:
Il testo delle note qui pubblicato e' stato redatto
ai sensi dell'art. 10, comma 3, del testo unico delle
disposizioni sulla promulgazione delle leggi,
sull'emanazione dei decreti del Presidente della
Repubblica e sulle pubblicazioni ufficiali della
Repubblica italiana, approvato con D.P.R. 28 dicembre
1985, n. 1092, al solo fine di facilitare la lettura
delle disposizioni di legge alle quali e' operato il
rinvio. Restano invariati il valore e l'efficacia degli
atti legislativi qui' trascritti.
Note alle premesse:
- Si riporta il testo dell'art. 87 della Costituzione:
"Art. 87. - Il decreto del Presidente della Repubblica
e' il Capo dello Stato e rappresenta l'unita' nazionale.
Puo' inviare messaggi alle Camere.
Indice le elezioni delle nuove Camere e ne fissa la prima
riunione.
Autorizza la presentazione alle Camere dei disegni di
legge di iniziativa del Governo.
Promulga le leggi ed emana i decreti aventi valore di
legge e i regolamenti.
Indice il "referendum" popolare nei casi
previsti dalla Costituzione.
Nomina, nei casi indicati dalla legge, i funzionari
dello Stato. Accredita e riceve i rappresentanti
diplomatici, ratifica i trattati internazionali, previa,
quando occorra, l'autorizzazione delle Camere.
Ha il comando delle Forze armate, presiede il Consiglio
supremo di difesa costituito secondo la legge, dichiara
lo stato di guerra deliberato dalle Camere.
Presiede il Consiglio superiore della magistratura.
Puo' concedere grazia e commutare le pene.
Conferisce le onoreficienze della Repubblica".
- Il R.D. n. 2552/1875 reca: "Ordinamento degli Archivi
del Regno e di quelli esistenti nei capiluogo di
provincia".
- Il R.D. n. 35/1900 reca: "Regolamento per gli
uffici di registrature e di archivio delle amministrazioni
centrali".
- Si riporta il testo del capo V della legge n.
241/1990 (Nuove norme in materia di procedimento
amministrativo e di diritto di accesso ai documenti
amministrativi):

"Capo V
Accesso ai documenti amministrativi

Art. 22. - 1. Al fine di assicurare la trasparenza
dell'attivita' amministrativa e di favorirne lo
svolgimento imparziale e' riconosciuto a chiunque vi
abbia interesse per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti il diritto di accesso ai
documenti amministrativi, secondo le modalita'
stabilite dalla presente legge.
2. E' considerato documento amministrativo ogni
rappresentazione grafica, fotocinematografica,
elettromagnetica o di qualunque altra speie del contenuto
di atti, anche interni, formati dalle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attivita' amministrativa.
3. Entro sei mesi dalla data di entrata in vigore
della presente legge le amministrazioni interessate
adottano le misure organizzative idonee a garantire
l'applicazione della disposizione di cui al comma 1,
dandone comunicazione alla commissione di cui all'art. 27.
Art. 23. - 1. Il diritto di accesso di cui all'art. 22
si esercita nei confronti delle amministrazioni dello
Stato, ivi compresi le aziende autonome, gli enti
pubblici ed i concessionari di pubblici servizi.
Art. 24. - 1. Il diritto di accesso e' escluso per i
documenti coperti da segreto di Stato ai sensi dell'art.
12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, nonche' nei casi
di segreto o di divieto di divulgazione altrimenti
previsti dall'ordinamento.
2. Il Governo e' autorizzato ad emanare, ai sensi
del comma 2 dell'art. 17 della legge 23 agosto 1988, n.
400, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della
presente legge, uno o piu' decreti intesi a disciplinare
le modalita' di esercizio del diritto di accesso e
gli altri casi di esclusione del diritto di accesso in
relazione alla esigenza di salvaguardare:
a) la sicurezza, la difesa nazionale e le relazioni
internazionali;
b) la politica monetaria e valutaria;
c) l'ordine pubblico e la prevenzione e
repressione della criminalita';
d) la riservatezza di terzi, persone, gruppi ed imprese,
garantendo peraltro agli interessati la visione degli
atti relativi ai procedimenti amministrativi, la cui
conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i
loro interessi giuridici.
3. Con i decreti di cui al comma 2 sono altresi'
stabilite norme particolari per assicurare che l'accesso
ai dati raccolti mediante strumenti informatici avvenga
nel rispetto delle esigenze di cui al medesimo comma 2.
4. Le singole amministrazioni hanno l'obbligo di
individuare, con uno o piu' regolamenti da emanarsi entro
i sei mesi successivi, le categorie di documenti da esse
formati o comunque rientranti nella loro disponibilita'
sottratti all'accesso per le esigenze di cui al comma 2.
5. Restano ferme le disposizioni previste dall'art.
9, legge 1 aprile 1981, n. 121, come modificato dall'art.
26, legge 10 ottobre 1986, n. 668, e dalle relative
norme di attuazione, nonche' ogni altra disposizione
attualmente vigente che limiti l'accesso ai documenti
amministrativi.
6. I soggetti indicati nell'art. 23 hanno facolta' di
differire l'accesso ai documenti richiesti sino a quando
la conoscenza di essi possa impedire o gravemente
ostacolare lo svolgimento dell'azione amministrativa.
Non e' comunque ammesso l'accesso agli atti
preparatori nel corso della formazione dei
provvedimenti di cui all'art. 13, salvo diverse
disposizioni di legge.
Art. 25. -1. Il diritto di accesso si esercita mediante
esame ed estrazione di copie dei documenti
amministrativi, nei modi e con i limiti indicati dalla
presente legge. L'esame dei documenti e' gratuito. Il
rilascio di copia e' subordinato soltanto al rimborso del
costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in
materia di bollo, nonche' i diritti di ricerca e di visura.
2. La richiesta di accesso ai documenti deve essere
motivata. Essa deve essere rivolta all'amministrazione che
ha formato il documento o che lo detiene stabilmente.
3. Il rifiuto, il differimento e la limitazione
dell'accesso sono ammessi nei casi e nei limiti stabiliti
dall'art. 24 e debbono essere motivati.
4. Trascorsi inutilmente trenta giorni dalla richiesta,
questa si intende rifiutata.
5. Contro le determinazioni amministrative concernenti
il diritto di accesso e nei casi previsti dal comma 4
e' dato ricorso, nel termine di trenta giorni, al
tribunale amministrativo regionale, il quale decide in
camera di consiglio entro trenta giorni dalla scadenza
del termine per il deposito del ricorso, uditi i
difensori delle parti che ne abbiano fatto richiesta.
La decisione del tribunale e' appellabile, entro trenta
giorni dalla notifica della stessa, al Consiglio di
Stato, il quale decide con le medesime modalita' e
negli stessi termini.
6. In caso di totale o parziale accoglimento del ricorso
il giudice amministrativo, sussistendone i presupposti,
ordina l'esibizione dei documenti richiesti.
Art. 26. - 1. Fermo restando quanto previsto per le
pubblicazioni nella Gazzena Ufficiale della Repubblica
italiana dalla legge 11 dicembre 1984, n. 839, e dalle
relative norme di attuazione, sono pubblicati, secondo le
modalita' previste dai singoli ordinamenti, le direttive, i
programmi, le istruzioni, le circolari e ogni atto che
dispone in generale sulla organizzazione, sulle
funzioni, sugli obiettivi, sui procedimenti di una
pubblica amministrazione ovvero nel quale si determina
l'interpretazione di norme giuridiche o si dettano
disposizioni per l'applicazione di esse.
2. Sono altresi' pubblicate, nelle forme predette, le
relazioni annuali della commissione di cui all'art. 27 e,
in generale, e' data la massima pubblicita' a tutte le
disposizioni attuative della presente legge e a tutte
le iniziative dirette a precisare ed a rendere effettivo
il diritto di accesso.
3. Con la pubblicazione di cui al comma 1, ove essa sia
integrale, la liberta' di accesso ai documenti indicati
nel predetto comma 1 s'intende realizzata.
Art. 27. - 1. E' istituita presso la Presidenza del
Consiglio dei Ministri la commissione per l'accesso ai
documenti amministrativi.
2. La commissione e' nominata con decreto del
Presidente della Repubblica, su proposta del Presidente
del Consiglio dei Ministri, sentito il Consiglio dei
Ministri. Essa e' presieduta dal sottosegretario di
Stato alla Presidenza del Consiglio dei Ministri ed e'
composta da sedici membri, dei quali due senatori e
due deputati designati dai presidenti delle rispettive
Camere, quattro scelti fra il personale di cui alla legge
2 aprile 1979, n. 97, su designazione dei rispettivi
organi di autogoverno, quattro fra i professori di ruolo
in materie giuridicoamministrative e quattro fra i
dirigenti dello Stato e degli altri enti pubblici.
3. La commissione e' rinnovata ogni tre anni. Per
i membri parlamentari si procede a nuova nomina in
caso di scadenza o scioglimento anticipato delle Camere
nel corso del triennio.
4. Gli oneri per il funzionamento della commissione
sono a carico dello stato di previsione della
Presidenza del Consiglio dei Ministri.
5. La commissione vigila affinche' venga attuato il
principio di piena conoscibilita' dell'attivita' della
pubblica amministrazione con il rispetto dei limiti
fissati dalla presente legge; redige una relazione
annuale sulla trasparenza dell'attivita' della pubblica
amministrazione, che comunica alle Camere e al
Presidente dei Consiglio dei Ministri; propone al
Governo modifiche dei testi legislativi e regolamentari
che siano utili a realizzare la piu' ampia garanzia del
diritto di accesso di cui all'art. 22.
6. Tutte le amministrazioni sono tenute a
comunicare alla Commissione, nel termine assegnato dalla
medesima, le informazioni ed i documenti da essa
richiesti, ad eccezione di quelli coperti da segreto di
Stato.
7. In caso di prolungato inadempimento all'obbligo di
cui al comma 1 dell'art. 18, le misure ivi previste
sono adottate dalla commissione di cui al presente
articolo.
Art. 28. - 1. L'art. 15 del testo unico delle
disposizioni concernenti lo statuto degli impiegati civili
dello Stato, approvato con decreto del Presidente della
Repubblica 10 gennaio 1957, n. 3, e' sostituito dal
seguente:
''Art. 15 (Segreto d'ufficio). - 1. L'impiegato deve
mantenere il segreto d'ufficio. Non puo' trasmettere a
chi non ne abbia diritto informazioni riguardanti
provvedimenti od operazioni amministrative, in corso o
concluse, ovvero notizie di cui sia venuto a conoscenza a
causa delle sue funzioni, al di fuori delle ipotesi e delle
modalita' previste dalle norme sul diritto di accesso.
Nell'ambito delle proprie attribuzioni, l'impiegato
preposto ad un ufficio rilascia copie ed estratti di atti
e documenti di ufficio nei casi non vietati
dall'ordinamento''.".
- Si riporta il testo degli articoli 1 e 12 del D.Lgs.
n. 29/1993 (Razionalizzazione dell'organizzazione
delle amministrazioni pubbliche e revisione della
disciplina in materia di pubblico impiego, a norma
dell'art. 2 della legge 23 ottobre 1992, n. 421):
"Art. 1 (Finalita' ed ambito di applicazione). - 1. Le
disposizioni del presente decreto disciplinano
l'organizzazione degli uffici e i rapporti di lavoro e di
impiego alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche,
tenuto conto delle autonomie locali e di quelle delle
regioni e delle province autonome, nel rispetto dell'art.
97, comma primo, della Costituzione, al fine di:
a) accrescere l'efficienza delle amministrazioni in
relazione a quella dei corrispondenti uffici e servizi
dei Paesi della Comunita' europea, anche mediante il
coordinato sviluppo di sistemi informativi pubblici;
b) razionalizzare il costo del lavoro pubblico,
contenendo la spesa complessiva per il personale, diretta e
indiretta, entro i vincoli di finanza pubblica;
c) realizzare la migliore utilizzazione delle risorse
umane nelle pubbliche amministrazioni, curando la
formazione e lo sviluppo professionale dei dipendenti,
garantendo pari opportunita' alle lavoratrici ed ai
lavoratori e applicando condizioni uniformi rispetto a
quelle del lavoro privato.
2. Per amministrazioni pubbliche si intendono
tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli
istituti e scuole di ogni ordine e grado e le
istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni
dello Stato, ad ordinamento autonomo, le regioni, le
province, i comuni, le comunita' montane, e loro
consorzi ed associazioni, le istituzioni universitarie,
gli istituti autonomi case popolari, le camere di
commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro
associazioni, tutti gli enti pubblici non economici
nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le
aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale.
3. Le disposizioni del presente decreto costituiscono
principi fondamentali ai sensi dell'art. 117 della
Costituzione. Le regioni a statuto ordinario si
attengono ad esse tenendo conto delle peculiarita'
dei rispettivi ordinamenti. I principi desumibili
dall'art. 2 della legge 23 ottobre 1992, n. 421, e
dall'art. 11, comma 4, della legge 15 marzo 1997, n. 59,
costituiscono altresi', per le regioni a statuto
speciale e per le province autonome di Trento e di
Bolzano, norme fondamentali di riforma economicosociale
della Repubblica".
"Art. 12 (Ufficio relazioni con il pubblico).
- 1. Le amministrazioni pubbliche, al fine di garantire
la piena attuazione della legge 7 agosto 1990, n. 241,
individuano, nell'ambito della propria struttura e nel
contesto della ridefinizione degli uffici di cui all'art.
31, uffici per le relazioni con il pubblico.
2. Gli uffici per le relazioni con il pubblico
provvedono, anche mediante l'utilizzo di tecnologie
informatiche:
a) al servizio all'utenza per i diritti di partecipazione
di cui al capo III della legge 7 agosto 1990, n. 241;
b) all'informazione all'utenza relativa agli atti e allo
stato dei procedimenti;
c) alla ricerca e analisi finalizzate alla formulazione
di proposte alla propria amministrazione sugli aspetti
organizzativi e logistici del rapporto con l'utenza.
3. Agli uffici per le relazioni con il pubblico viene
assegnato, nell'ambito delle attuali dotazioni
organiche delle singole amministrazioni, personale con
idonea qualificazione e con elevata capacita' di avere
contatti con il pubblico, eventualmente assicurato da
apposita formazione.
4. Al fine di assicurare la conoscenza di normative,
servizi e strutture, le amministrazioni pubbliche
programmano ed attuano iniziative di comunicazione di
pubblica utilita': in particolare, le amministrazioni
dello Stato, per l'attuazione delle iniziative
individuate nell'ambito delle proprie competenze, si
avvalgono del Dipartimento per l'informazione e
l'editoria della Presidenza del Consiglio dei Ministri
quale struttura centrale di servizio, secondo un piano
annuale di coordinamento del fabbisogno di prodotti e
servizi, da sottoporre all'approvazione del Presidente del
Consiglio dei Ministri.
5. Per le comunicazioni previste dalla legge 7 agosto
1990, n. 241, non si applicano le norme vigenti che
dispongono la tassa a carico del destinatario.
5-bis. Il responsabile dell'ufficio per le
relazioni con il pubblico e il personale da lui indicato
possono promuovere iniziative volte, anche con il
supporto delle procedure informatiche, al miglioramento
dei servizi per il pubblico, alla semplificazione e
all'accelerazione delle procedure e all'incremento delle
modalita' di accesso informale alle informazioni in
possesso dell'amministrazione e ai documenti
amministrativi.
5-ter. L'organo di vertice della gestione
dell'amministrazione o dell'ente verifica l'efficacia
dell'applicazione delle iniziative di cui al comma 5-bis,
ai fini dell'inserimento della verifica positiva nel
fascicolo personale del dipendente. Tale
riconoscimento costituisce titolo autonomamente valutabile
in concorsi pubblici e nella progressione in carriera del
dipendente. Gli organi di vertice trasmettono le iniziative
riconosciute ai sensi del presente comma al Dipartimento
della funzione pubblica, ai fini di una adeguata
pubblicizzazione delle stesse. Il Dipartimento annualmente
individua le forme di pubblicazione.
5-quater. Le disposizioni di cui ai commi 5-bis e
5-ter, a decorrere dal 1 luglio 1997, sono estese a
tutto il personale dipendente dalle amministrazioni
pubbliche".
- Il D.Lgs. n. 39/1993 reca: "Norme in materia
di sistemi informativi automatizzati delle
amministrazioni pubbliche, a norma dell'art. 2, comma 1,
lettera mm), della legge 23 ottobre 1992, n. 421".
- Si riporta il testo dell'art. 15 della legge n.
59/1997 (Delega al Governo per il conferimento di funzioni
e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma
della pubblica amministrazione e per la semplificazione
amministrativa):
"Art.15. - 1. Al fine della realizzazione della rete
unitaria delle pubbliche amministrazioni, l'autorita'
per l'informatica nella pubblica amministrazione e'
incaricata, per soddisfare esigenze di coordinamento,
qualificata competenza e indipendenza di giudizio, di
stipulare, nel rispetto delle vigenti norme in materia di
scelta del contraente, uno o piu' contrattiquadro con
cui i prestatori dei servizi e delle forniture
relativi al trasporto dei dati e
all'interoperabilita' si impegnano a contrarre con
le singole amministrazioni alle condizioni ivi stabilite.
Le amministrazioni di cui all'art. 1, comma 1, del decreto
legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, in relazione alle
proprie esigenze, sono tenute a stipulare gli atti
esecutivi dei predetti contrattiquadro. Gli atti
esecutivi non sono soggetti al parere dell'Autorita'
per l'informatica nella pubblica amministrazione e, ove
previsto, del Consiglio di Stato. Le amministrazioni non
ricomprese tra quelle di cui all'art. 1, comma 1, del
decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39, hanno
facolta' di stipulare gli atti esecutivi di cui al presente
comma.
2. Gli atti, dati e documenti formati dalla
pubblica amministrazione e dai privati con strumenti
informatici o telematici, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonche' la loro archiviazione e
trasmissione con strumenti informatici, sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge. I criteri e le
modalita' di applicazione del presente comma sono
stabiliti, per la pubblica amministrazione e per i
privati, con specifici regolamenti da emanare entro
centottanta giorni dalla data di entrata in vigore
della presente legge ai sensi dell'art. 17, comma 2, della
legge 23 agosto 1988, n. 400. Gli schemi dei regolamenti
sono trasmessi alla Camera dei deputati e al Senato
della Repubblica per l'acquisizione del parere delle
competenti commisioni".
- Si riporta il testo dell'art. 17, della legge n.
400/1988 (Disciplina dell'attivita' di Governo e
ordinamento della Presidenza del Consiglio dei Ministri):
"Art. 17 (Regolamenti). - 1. Con decreto del
Presidente della Repubblica, previa deliberazione del
Consiglio dei Ministri, sentito il parere del Consiglio di
Stato che deve pronunziarsi entro novanta giorni dalla
richiesta, possono essere emanati regolamenti per
disciplinare:
a) l'esecuzione delle leggi e dei decreti legislativi;
b) l'attuazione e l'integrazione delle leggi e
dei decreti legislativi recanti norme di principio,
esclusi quelli relativi a materie riservate alla
competenza regionale;
c) le materie in cui manchi la disciplina da parte di
leggi o di atti aventi forza di legge, sempre che non
si tratti di materie comunque riservate alla legge:
d) l'organizzazione ed il funzionamento delle
amministrazioni pubbliche secondo le disposizioni dettate
dalla legge;
e) l'organizaazione del lavoro ed i rapporti di lavoro
dei pubblici dipendenti in base agli accordi sindacali.
2. Con decreto del Presidente della
Repubblica, previa deliberazione del Consiglio dei
Ministri, sentito il Consiglio di Stato, sono emanati i
regolamenti per la disciplina delle materie, non coperte
da riserva assoluta di legge prevista dalla Costituzione,
per le quali le leggi della Repubblica, autorizzando
l'esercizio della potesta' regolamentare del Governo,
determinano le norme generali regolatrici della materia
e dispongono l'abrogazione delle norme vigenti, con
effetto dall'entrata in vigore delle norme
regolamentari.
3. Con decreto ministeriale possono essere adottati
regolamenti nelle materie di competenza del Ministro o di
autorita' sottordinate al Ministro, quando la legge
espressamente conferisca tale potere. Tali regolamenti,
per materie di competenza di piu' Ministri, possono essere
adottati con decreti interministeriali, ferma restando
la necessita' di apposita autorizzazione da parte
della legge. I regolamenti ministeriali ed
interministeriali non possono dettare norme contrarie a
quelle dei regolamenti emanati dal Governo. Essi debbono
essere comunicati al Presidente del Consiglio dei
Ministri prima della loro emanazione.
4. I regolamenti di cui al comma 1 ed i regolamenti
ministeriali ed interministeriali, che devono recare
la denominazione di ''regolamento'', sono adottati
previo parere del Consiglio di Stato, sottoposti al visto
ed alla registrazione della Corte dei conti e pubblicati
nella Gazzetta Ufficiale.
4-bis. L'organizzazione e la disciplina degli uffici dei
Ministeri sono determinate, con regolamenti emanati ai
sensi del comma 2, su proposta del Ministro competente
d'intesa con il Presidente del Consiglio dei Ministri e
con il Ministro del tesoro, nel rispetto dei principi
posti dal decreto legislativo 3 febbraio 1993, n. 29, e
successive modificazioni, con i contenuti e con
l'osservanza dei criteri che seguono:
a) riordino degli uffici di diretta collaborazione con
i Ministri ed i Sottosegretari di Stato, stabilendo
che tali uffici hanno esclusive competenze di supporto
dell'organo di direzione politica e di raccordo tra questo
e l'amministrazione;
b) individuazione degli uffici di livello dirigenziale
generale, centrali e periferici, mediante
diversificazione tra strutture con funzioni finali e con
funzioni strumentali e loro organizzazione per funzioni
omogenee e secondo criteri di flessibilita' eliminando
le duplicazioni funzionali;
c) previsione di strumenti di verifica
periodica dell'organizzazione e dei risultati;
d) indicazione e revisione periodica della consistenza
delle piante organiche;
e) previsione di decreti ministeriali di natura non
regolamentare per la definizione dei compiti delle unita'
dirigenziali nell'ambito degli uffici dirigenziali
generali".
Nota all'art. 1:
- Per il testo dell'art. 1, comma 2, del D.Lgs. n.
29/1993, si veda nelle note alle premesse.
Nota all'art. 3:
- La legge n. 675/1996 reca: "Tutela delle persone e
degli altri soggetti rispetto al trattamento dei dati
personali".
Note all'art. 10:
- Per il capo V (articoli da 22 a 28) della legge n.
241/1990, si veda nelle note alle premesse.
- Per il titolo della legge n. 675/1996, si veda in
nota all'art. 3.
- Per il testo dell'art. 15, comma 2, della legge n.
59/1997, si veda nelle note alle premesse.
- Il D.P.R. n. 513/1997, reca: "Regolamento recante
criteri e modalita' per la formazione, l'archiviazione
e la trasmissione di documenti con strumenti informatici
e telematici, a norma dell'art. 15, comma 2, della legge
15 marzo 1997, n. 59".
- Per il testo dell'art. 12 del D.Lgs. n. 29/1993, si
veda nelle note alle premesse.
Note all'art. 19:
- Il D.P.R. n. 1409/1963, reca: "Norme relative
all'ordinamento ed al personale degli archivi di Stato".
- Per il titolo della legge n. 675/1996, si veda in
nota all'art. 3.
Nota all'art. 20:
- Per il titolo del D.P.R. n. 1409/1963, si veda
nelle note all'art. 19.
Note all'art. 21:
- Per il titolo della legge n. 675/1996, si veda in
nota all'art. 3.
- Per il testo dell'art. 15, comma 2, della legge n.
59/1997, vedi nelle note alle premesse.
Nota all'art. 23:
- Per il titolo del R.D. 25 gennaio 1900, n. 35, si veda
nelle note alle premesse.